Examen des décisions et de la correspondance du Tribunal de la sécurité sociale (TSS) dans l’optique d’un langage accessible et inclusif

Ce document présente les conclusions tirées à la suite d’un examen de la correspondance usuelle et des décisions écrites du Tribunal de la sécurité sociale (TSS). Cet examen avait été recommandé dans le cadre d’une enquête du service d’accompagnement du TSS, qui demandait à ce que le TSS « fasse appel à un expert-conseil qui examinerait ses décisions et la langue employée dans toutes ses communications, et fournirait des conseils sur des formulations respectueuses des personnes handicapées » (Jacobs & Tomkinson, 2022, p. 30).

3.1 Inclusion du handicap

Dix-sept des 34 décisions examinées comportent au moins une maladresse quant à l’inclusion du handicap. Par ailleurs, les dates où ces décisions ont été rendues témoignent d’une amélioration quant à l’emploi du langage inclusif envers les personnes en situation de handicap à compter d’août 2021. En effet, parmi les 26 décisions (53,8 %) rendues avant août 2021, 14 contiennent des expressions non inclusives. C’est seulement le cas pour 3 des 8 décisions (37,5 %) rendues après août 2021.

En général, les documents examinés utilisaient un langage centré sur la personne, comme le recommande le Guide de rédaction des décisions du TSS. Le plus souvent, les fautes en matière de langage inclusif se présentaient par l’emploi de termes qui laissent entendre que les personnes handicapées ont une qualité de vie moindre ou qu’elles souffrent forcément.

Le tableau qui suit fait état de certains termes à éviter qui ont été trouvés lors de l’examen. Il propose aussi des solutions de rechange et précise l’importance des changements à apporter. Notez que ces exemples ciblent l’inclusion du handicap et non celle du genre, et que le tableau contient donc des pronoms genrés. La question du langage non genré, appelé langage épicène, sera abordée dans la section suivante.

Il est important de souligner que ces lignes directrices ont été conçues à titre d’outil d’aide à la rédaction pour les membres du TSS. Ainsi, les personnes qui recourent au TSS demeurent libres d’employer les mots de leur choix pour revendiquer leur handicap et parler de leur expérience personnelle. Les lignes directrices présentent simplement les pratiques exemplaires pour la rédaction de décisions. Ainsi, si une partie choisit elle-même d’employer des termes à éviter, les lignes directrices recommandent de les citer textuellement afin d’illustrer son propos personnel. Dans le même ordre d’idées, les termes à éviter figurant dans les exemples plus loin peuvent être remplacés puisqu’ils ne semblent pas étayer des conclusions sur la durée et la gravité de l’invalidité.

Termes à éviter

• suffers from
• afflicted by
• stricken with
• victim of
• atteinte de

Justification

Il faut employer un langage neutre et énoncer les faits relatifs au handicap. Il faut éviter les mots qui laissent entendre qu’une personne ayant un handicap a une qualité de vie moindre ou souffre. Des tels descripteurs peuvent générer de la pitié, du malaise et de la culpabilité, et avoir valeur d’insulte.

Exemples des termes utilisés	Solutions proposées
[7] The Claimant suffers from longstanding depression and anxiety.	[7] The Claimant experiences/has longstanding depression and anxiety.
[21] She was struggling with constant pain in her back and legs.	[21] She was experiencing constant pain in her back and legs.
[45] Le prestataire soutient que l’article 8(2)(a) de la Loi sur l’AE a pour but de permettre à une personne qui a souffert d’une maladie de pouvoir prolonger sa période de référence de la même durée que la période d’absence du travailleur (...).	[45] Le prestataire soutient que l’article 8(2)(a) de la Loi sur l’AE a pour but de permettre à une personne qui a une maladie de pouvoir prolonger sa période de référence de la même durée que la période d’absence du travailleur (...).
[17] L’appelant a soutenu avoir été victime de discrimination.	[17] L’appelant a soutenu avoir fait face à de la discrimination.
[97] On peut donc affirmer que la Loi sur l’AE prend en considération les particularités et circonstances des personnes atteintes d’une déficience mentale.	[97] On peut donc affirmer que la Loi sur l’AE prend en considération les particularités et circonstances des personnes qui ont une déficience mentale.
[14] De plus, durant l’audience elle affirme que durant la période allant de juin au 19 août 2019 elle était aux prises avec des problèmes de santé mentale.	[14] De plus, durant l’audience elle affirme que durant la période allant de juin au 19 août 2019 elle avait des problèmes de santé mentale.

Termes à éviter

• Décrire les gens par leur handicap ou leur invalidité¹²

Justification

Une personne a un handicap ou une invalidité. Dans les faits, presque tout le monde aura une forme de handicap ou d’invalidité à un moment ou un autre de sa vie. Inversement, une personne n’est pas son handicap ou son invalidité. Une telle distinction est importante dans l’optique du langage centré sur la personne.

Exemples des termes utilisés	Solutions proposées
[13] This means that he has to show that it is more likely than not he is disabled.	[13] This means that he has to show that it is more likely than not he has a disability within the meaning of the CPP.
[3] More specifically, he must be found disabled.	[3] More specifically, he must be found to have a disability within the meaning of the CPP.
[18] This means I cannot find him severely disabled from at least March 2018 to the present day.	[18] This means I cannot find him to have a severe disability from at least March 2018 to the present day.

Termes à éviter

• homeless

Justification

Il faut écrire en mettant la personne au premier plan. Les étiquettes, comme « homeless » en anglais (« sans-abri »), déshumanisent les gens et sont souvent accompagnées de stéréotypes négatifs et néfastes. Il faut éviter les termes qui sous-entendent des fautes personnelles ou morales.

Exemples des termes utilisés	Solutions proposées
[16] He believes she was homeless, but doesn’t know when she became homeless.	[16] He believes she was a person experiencing homelessness, but doesn’t know when she began experiencing homelessness.

Termes à éviter

• malade (pour décrire une personne qui a une déficience intellectuelle)

Justification

Comme l’explique un dépliant produit par la Société québécoise de la déficience intellectuelle, « la déficience intellectuelle est un état et non une maladie. Les personnes ne souffrent donc pas de la déficience intellectuelle; elles n’en sont pas “atteintes”. Elles présentent, ou elles ont, une déficience intellectuelle. Elles vivent avec cet état. » (Société québécoise de la déficience intellectuelle, n.d.)

Exemples des termes utilisés	Solutions proposées
[67] Le prestataire se fonde sur la preuve non contredite qu’il a présentée et selon laquelle il a été incapable de retourner sur le marché du travail pour une période prolongée compte tenu de sa déficience mentale. Il soutient que, parce qu’il a été malade longtemps, une situation qui était bien involontaire, il s’est vu refuser les prestations.	[67] Le prestataire se fonde sur la preuve non contredite qu’il a présentée et selon laquelle il a été incapable de retourner sur le marché du travail pour une période prolongée compte tenu de sa déficience mentale. Il soutient que, parce qu’il a longtemps eu une déficience intellectuelle, une situation qui était bien involontaire, il s’est vu refuser les prestations.

Termes à éviter

• mental health problem
• mental health issue

Justification

Il faut éviter les mots qui peuvent sembler condescendants ou négatifs.

Exemples des termes utilisés	Solutions proposées
[11] They are not directly related to his main impediment to function, being his mental health issues.	[11] They are not directly related to his main impediment to function, being his mental health condition.
[15]: His mental health problems…	[15]: His mental health condition...

3.2 Inclusion du genre

Éviter les titres de civilité

Environ 15 % des décisions examinées utilisaient des titres de civilité genrés (voir les exemples ci-dessous). Ce piège peut être évité en utilisant le nom complet des personnes ou les désignant par leur rôle dans l’instance (l’appelante, le mis en cause, etc.).

• [2] Depuis 2016, l’appelant, monsieur P. L., travaille à titre de directeur du marketing pour X (employeur).
• [20] Mr. Kirby argues that the Claimant’s lack of treatment is a symptom of his depression and anxiety. 
• [20] Ms. Hurley submitted that there is no evidence to establish that the Claimant’s refusal is a symptom of his mental health conditions.
• Etc.

Utiliser des mots neutres

Seuls 2 exemples de titres ou de rôles genrés ont été trouvés lors de l’examen. Dans l’un de ces cas (voir ci-dessous), il est possible de remplacer le terme par un équivalent neutre.

Exemples des termes utilisés	Solution suggérée
[3] He reported an issue to a supervisor at work and ever since he was repeatedly targeted, accused, threatened, and lastly, manhandled by company employees.	[3] He reported an issue to a supervisor at work and ever since he was repeatedly targeted, accused, threatened, and lastly, roughly handled by company employees

L’autre exemple est un peu moins simple. Voici l’extrait de la décision : « [43] The Appellant is self-employed as a handyman. » Bien qu’il existe des variantes neutres pour remplacer ce terme (« maintenance person », « handy person »), on note que la nature du travail effectué pourrait avoir une incidence sur l’appel et que les termes « handyman » et « maintenance person » pourraient avoir des sens trop éloignés pour être considérés comme des synonymes. Conformément au présent rapport, le terme « handyman » pourrait être utilisé entre guillemets dans la décision, si la partie se désigne elle-même ainsi. Les membres pourraient aussi s’efforcer de reformuler leurs phrases de façon à clairement montrer que la personne s’approprie ce descripteur. Ils pourraient aussi lui demander de préciser ce qu’elle entend par ce mot afin d’en inclure la description. L’exemple qui précède pourrait alors être reformulé comme suit :

The Appellant stated that they are self-employed as ‘a handyman.’ By this the Appellant means a person that does odd jobs for people such as home repairs and general maintenance in and around their properties.

Quant aux termes genrés qui expriment une relation (« wife », « son », « niece », etc.), le présent examen juge qu’ils doivent être évités dans la correspondance générale et les modèles. Ils devraient aussi être évités ailleurs, à moins d’être indispensables sur le plan du sens. Dans une lettre, on préféra ainsi des termes neutres comme les suivants : « Applicants may bring spouses or partners [au lieu de “wives or girlfriends”] to the hearing. » Toutefois, ces appellations font parfois partie intégrante d’un dossier. Si une partie choisit d’employer de tels mots, ils peuvent être repris dans les décisions (par exemple, « [25] She was alone at the time as her husband was in China. »).

Sur cette base, un seul mot genré évoquant une relation aurait été utilisé à tort, d’après notre examen. Dans l’exemple plus bas, « un membre » et « un ami » devraient être remplacés par des équivalents neutres. Pour assurer l’inclusion des genres, on pourrait très bien regrouper les deux concepts et leur substituer l’équivalent suivant : « une ou un de vos proches ». Des précisions suivront dans la rubrique de La rédaction épicène dans un contexte de langue française.

Formulaire 2 - Nous avons reçu les documents en lien avec cet appel d’Emploi et Développement social Canada : Vous ne pouvez pas amener un membre de votre famille ou un ami pour vous servir d’interprète.

Utiliser des pronoms neutres

Presque tous les documents examinés contenaient des pronoms genrés (« il », « he », « elle », « her », « his », etc.). Même si ces termes ne dénotent pas forcément un manque d’inclusion, la question de savoir si ces pronoms sont ceux auxquels les parties s’identifient réellement ne semble jamais abordée dans les décisions. Par ailleurs, on ne peut savoir, dans le cadre du présent examen, si les différentes parties ont établi leurs pronoms d’usage à un certain moment de la procédure. Il est donc impossible de dire avec certitude si ces exemples font foi ou non d’inclusion.

Le TSS pourrait vouloir instaurer des mécanismes permettant aux parties d’établir leurs pronoms d’usage et d’assurer leur respect tout au long de la procédure. Par exemple, un formulaire pourrait permettre aux individus de spécifier leurs pronoms d’usage. Il serait alors simple de mentionner dans la décision que « l’appelante utilise le pronom “elle” », et d’utiliser ce pronom dans le reste de la décision³. Un tel mécanisme serait particulièrement utile lorsque la discrimination de genre est invoquée.

Dans l’une des décisions examinées, des pronoms genrés étaient utilisés pour paraphraser la loi. En anglais, il serait préférable de les remplacer par les pronoms neutres « they » et « their ».

Exemples des termes utilisés	Solution suggérée
[31] For the purpose of the OAS Act and its regulations, a person resides in Canada if he makes his home and ordinarily lives in any part of Canada. This concept is different from presence in Canada. A person is present in Canada when he is physically present in any part of Canada.	[31] For the purpose of the OAS Act and its regulations, a person resides in Canada if they make their home and ordinarily lives in any part of Canada. This concept is different from presence in Canada. A person is present in Canada when they are physically present in any part of Canada.
[38] Part 3, Article 12 of the Agreement states that If a person is not eligible for a benefit because he or she has not accumulated sufficient creditable periods under the legislation of a Contracting State...	[38] Part 3, Article 12 of the Agreement states that If a person is not eligible for a benefit because they have not accumulated sufficient creditable periods under the legislation of a Contracting State...

La rédaction épicène dans un contexte de langue française

Il convient de souligner le défi que pose tout particulièrement la rédaction neutre en français, que l’on appelle rédaction épicène, en raison des caractéristiques grammaticales et linguistiques qui lui sont propres. La langue française est genrée et binaire : noms, adjectifs, déterminants et pronoms sont différenciés par le masculin et le féminin. Peu de mots sont réellement neutres en français. Cette distinction entre les genres est profondément ancrée dans la grammaire et la structure de la langue. Il peut ainsi être difficile d’assurer la neutralité de genre dans une phrase sans en changer radicalement la construction. Ce défi est d’autant plus complexe pour les membres du TSS, qui doivent employer des termes précis et techniques des domaines juridique et médical dans leurs décisions. Par conséquent, certains termes, au sens très pointu, ne peuvent simplement pas être remplacés.

Bien que des efforts soient faits pour introduire une terminologie plus neutre en français, l’emploi généralisé d’un langage non genré est une transformation complexe qui sera de longue haleine.

Dans ce contexte, l’examen recommande au TSS d’adopter des principes clés pour encadrer la rédaction des documents en français. Par exemple, un mot épicène devrait être priorisé dans la mesure du possible. Ainsi, on parlera de la « population canadienne » au lieu des « Canadiens ». D’ailleurs, le TSS a déjà recours dans ses modèles de décisions et de lettres à des termes neutres comme « partie requérante », « partie appelante » et « prestataire ». Dans l’éventualité où un équivalent neutre n’existe pas, on peut, dans un document d’application générale, utiliser le doublet complet (par exemple, « les avocates et avocats comparaissant devant le tribunal… »).

3.3 Éléments à prendre en compte pour rendre les documents écrits plus accessibles

En 2022, le TSS a fait l’objet d’un examen assez complet en matière de langage clair, dans le cadre duquel ont été menés un sondage auprès des appelantes et des appelants, des entrevues auprès des membres, ainsi qu’un examen par des spécialistes en langage clair. En conséquence, le présent examen porte surtout sur des éléments du langage clair ayant trait à l’accessibilité.

Langage non inclusif dans les citations directes

Dans un petit nombre de décisions, des propos racistes ou autrement problématiques étaient repris en citation directe (voir les exemples plus bas). Dans certains cas, comme le premier, le terme problématique est au cœur de l’argument avancé (ici, on accusait l’employeur de discrimination raciale). Dans de telles situations, il est acceptable de reprendre ces mots dans une citation directe. Si de tels mots ne servent pas à présenter une preuve, mais témoignent simplement des préjugés d’une personne, il est préférable de les paraphraser plutôt que de recourir à la citation directe.

[24] L’appelant prétend qu’il a été le sujet de commentaires à connotation raciste parce que son superviseur le qualifiait de « Negrito » de manière répétitive.

[17] A urologist’s report dated December 7, 2011, noted that the Appellant had reported that she was dealing with the issue of “transgender tendencies.”

Concordance avec les conclusions de l’Évaluation de la rédaction des décisions en langage clair et simple de 2023

L’Évaluation de la rédaction des décisions en langage clair et simple, réalisée par la TSS en 2023, invitait les membres à « [d]ésigner les parties autrement que par “partie requérante”, “partie appelante” et “partie intimée”, par exemple en employant les initiales du requérant afin que les particuliers puissent savoir où il est question d’eux dans la décision » (Tribunal de la sécurité sociale du Canada, 2023). Dans la Réponse et le plan d’action de la direction, cette recommandation a été acceptée par le TSS. La vice-présidence s’est engagée à « [r]appeler ces points aux membres lors de la présentation de l’étude sur le langage clair et simple [et à] [d]onner de la rétroaction personnalisée lors des évaluations de mi-mandat et de fin de mandat », et à le faire d’ici mars 2023.

Le présent examen a révélé que toutes les décisions de l’échantillon utilisent encore les termes nommés précédemment. Toutefois, ces décisions ont été écrites et rendues entre janvier 2018 et juin 2022, soit avant la parution de l’Évaluation et de la Réponse de la direction. Ainsi, il faudra mener une autre évaluation pour savoir si les changements recommandés ont été appliqués dans les décisions rendues après mars 2023.

Autres considérations en matière d’inclusion et d’accessibilité

L’utilisation du terme « language problems » a été relevée dans une des décisions examinées, vraisemblablement pour signifier une difficulté en anglais. Toutefois, comme la langue (« language ») n’y est pas spécifiée, la formulation choisie ne permet pas réellement de connaître la langue où ces difficultés sont éprouvées ni la nature de ces difficultés (lecture, compréhension, etc.).

[46] The Appellant did not read the application for benefits, only signing it, due to her language problems.

Dans de nombreux modèles, le terme « Banana Republic » apparaissait pour désigner la partie appelante. Bien qu’il s’agisse d’un modèle où doivent être remplacés les termes génériques par les noms des parties à l’instance, le terme « Banana Republic » peut être considéré comme un mot péjoratif faisant référence à un pays dont l’économie dépend de l’exportation d’un produit ou d’une marchandise unique. Historiquement, ce terme a surtout été utilisé pour désigner les pays d’Amérique centrale. Même si le TSS a noté que « Banana Republic » était utilisé pour parler de la chaîne de vêtements (« Abercrombie » et « American Eagle » figuraient dans d’autres modèles), une confusion possible demeure. Il est donc recommandé de remplacer ce mot par un autre dans tous les modèles de correspondance du TSS.

Type de modèle de correspondance	Titre du modèle en français	Titre du modèle en anglais
Formulaire	Avis d’appel	Notice of Appeal
Lettre	Nous avons reçu votre avis d’appel	We have received your Notice of Appeal
Lettre	Nous avons reçu les documents en lien avec cet appel de la part d’EDSC	We received the documents related to this appeal from ESDC
Lettre	Suivi de notre conversation téléphonique	Follow up to our telephone conversation
Avis	Avis d’audience par vidéoconférence	Notice of Hearing by Videoconference
Lettre	Le Tribunal a besoin de commentaires concernant une demande pour déplacer une audience	The Tribunal requires input on a request to reschedule the hearing
Lettre	La décision dans cet appel est ci-jointe	Attached is the decision on this appeal
Lettre	Nous avons reçu votre demande à la division d’appel	We have received your application to the Appeal Division
Lettre	Demande à la division d’appel – Décision et prochaines étapes	Application to the Appeal Division – Decision and Next Step
Lettre	Prochaines étapes de votre appel	Next steps in your appeal
Lettre	Lettre de décision	Decision letter

Introduction

This document constitutes a set of draft guidelines to inform the review of standard correspondence templates and written decisions by the Social Security Tribunal (SST, or “the Tribunal”). In addition to ensuring that a standard approach is used in the review of written materials, these guidelines also serve as an evergreen reference document for the SST moving forward. This review follows a recommendation made in the context of a study on the SST’s Navigator Service, which called on the SST to “obtain a consultant to review SST decisions and the language of all communications, and to provide advice on disability inclusive language” (Jacobs & Tomkinson, 2022, p. 30).

The present document begins by defining accessibility and inclusion and considering resource documents the Tribunal is already making use of (Section 2.0). In Section 3.0, specific guidelines for written materials are presented, with a particular focus on writing about disability, as well as gender and intersectionality. Section 4.0 lists the resources consulted for this review. The appendices, meanwhile, list both the templates and the sample of decisions that will form the basis of the review, as well as the review project timelines.

Accessibility and inclusion defined

Accessibility and inclusion are two related concepts that are important for creating welcoming and supportive environments for all individuals, regardless of their identity or background. These principles are closely intertwined with Gender-based Analysis Plus (GBA Plus), which is an analytical method employed to evaluate how various policies, programs, and initiatives may impact different individuals, including women, men, and gender diverse people. GBA Plus recognizes the need to go beyond examining gender and sex alone and encompasses a comprehensive assessment that considers various intersecting identity factors such as age, disability, economic status, education, gender, sex and sexual orientation, geography, language, racialization and ethnicity, and religion and spirituality. By considering all intersecting identity factors as part of the analysis, GBA Plus takes a gender- and diversity-sensitive approach to the review of policies, programs, and initiatives.

Accessible and inclusive writing is important for several reasons:

• Representation: Inclusive writing ensures that people from diverse backgrounds and identities feel seen, heard, and represented. It recognizes the richness and diversity of human experiences and acknowledges the existence of different perspectives and identities.
• Avoiding exclusion: Traditional language and writing practices often prioritize certain groups or individuals while inadvertently excluding others. Inclusive writing aims to minimize the potential for exclusion by using language that is inclusive and accommodating to all readers.
• Respect and dignity: Inclusive writing promotes respect and dignity for all individuals. It avoids using language that perpetuates stereotypes, marginalizes certain groups, or reinforces discriminatory attitudes. Instead, it prioritizes treating everyone with fairness and equality.
• Accessibility: Inclusive writing enhances accessibility for people with different abilities or disabilities. By using clear and concise language, avoiding jargon or overly technical terms, and providing alternative text for visual content, inclusive writing ensures that information is accessible to a broader range of readers.
• Effective communication: Inclusive writing facilitates effective communication by eliminating barriers caused by language bias or assumptions. It allows messages to be conveyed more accurately, ensuring that they are understood by a wider audience.

The SST is dedicated to increasing accessibility and inclusion in its appeal processes. The Tribunal is committed to its obligations under the Canadian Charter of Rights and Freedoms, the Canadian Human Rights Act (specifically, section 3(1)), and the Accessible Canada Act. It also adheres to its Alternate Arrangements Policy, its own 2021 Style guide, as well as the government of Canada’s Guidelines for Inclusive Writing and Employment and Social Development Canada’s suggestions for the portrayal of people with disabilities. These documents have been supplemented below by additional, publicly available sources.

Since 2017, SST members have received training in decision writing from established experts from both legal and non-legal communities. They also have access to tools such as decision templates, and are also encouraged to write decisions in plain language (Social Security Tribunal of Canada, 2023).

These guidelines were developed to provide a variety of possible, concrete solutions to situations SST personnel may encounter in drafting a communication or decisions. However, it is important to emphasize that language and our conceptual models of such things as gender, sexuality, and disability are constantly evolving. As a result, any guideline document must remain evergreen and be regularly updated.

Finally, these guidelines are informed by the principle of intersectionality, which recognizes that people “are shaped by and identify with a vast array of cultural, structural, sociobiological, economic, and social contexts.” Intersectionality considers not only how people have intersecting identities but also how these can interact with social systems and inequality (American Psychological Association, 2022).

Guidelines for written materials

Disability

Language, perceptions and social mores around disability are constantly changing, and there is not always consensus on the terms to use. Thus, when discussing disability, one’s guiding principle should always be to uphold the inherent worth and dignity of every individual. SST personnel who discuss disability are encouraged to employ terms and descriptions that respect the expressed preference of individuals with disabilities regarding how they identify themselves.

When communicating with, for, and about people with disabilities, diseases, and health conditions, it is critical to understand the differences between person-first language and identity-first language.

• In person-first language, the person is emphasized, not the disability or the chronic condition. It seeks to avoid language that dehumanizes or stigmatizes individuals by reaffirming the fundamental humanity of the person. For example, instead of “AIDS patient,” use “person with AIDS.” Person-first language is increasingly being used when referring to addiction or substance use disorders as this is believed to address societal stigma and to present such disorders as treatable medical conditions (Wooldridge, 2023).
• In identity-first language, the disability becomes the focus. This allows the individual to claim the disability or the chronic condition and choose their identity rather than permitting others to name it or to select terms with negative implications. It is often used as an expression of cultural pride and a reclamation of a disability or chronic condition that once conferred a negative identity. For example, many in the Deaf community feel that the trait is a core component of their identity and unique community, and to use person-first language suggests that deafness is negative. It also is used by many autistic adults (Wooldridge, 2023).

The SST’s style guide recommends using person-first constructions as the default when addressing people. As such, the present guidelines uphold the recommendation to use person-first constructions until such a time as the individual in question has made their preference clear, at which point their preference should be respected. Whenever possible, ask the preferred terminology, and do not assume all individuals with a given condition will want to be referred to in the same way. Further, if an individual’s disability is not relevant to the context, it is not necessary to report on it.

In addition to the above, the table below summarizes some additional best practices when writing about disability. In some cases, additional rationale is provided.

Terms to avoid	Suggested alternative	Rationale
Wheelchair-bound Confined to a wheelchair	Person who uses a wheelchair Wheelchair user	Avoid language that uses pictorial metaphors, negative terms that imply restriction, and slurs that insult or disparage a particular group.
Inspirational Courageous Brave Tenacious	Use neutral language that states the facts about the nature of the disability.	Avoid categorizing people with disabilities as either super-achievers or tragic figures, or ones that have overcome great odds. Choose words that are factual, objective, and inclusive.
Suffers from… Stricken with… Victim of….	Use neutral language that states the facts about the nature of the disability (e.g., he has muscular dystrophy).	Avoid language that suggests that a person with a disability or life, or is suffering. Such descriptors can cause pity, discomfort, guilt, or insult.
Patient	Resident (in the case of an individual living in a long-term care home, for example)	Avoid comparing a disability with a disease. A person with a disability should not be referred to as a “patient” unless they are under medical care and it is important to the context of the story.
Burden Incompetent Defective	Use neutral language that states the facts about the nature of the disability.	Avoid language that assumes that people with disabilities are inferior and should be excluded from activities generally available to people without disabilities.
Special needs Physically challenged Mentally challenged Mentally ill Disabled person Mentally retarded Handi-capable Diversability Handicap	Person with a disability Person who has a disability Person living with an intellectual disability Person who has a mental health disability Child with a birth impairment Person with a physical disability Disability Impairment	Avoid terms that are condescending or patronizing.
Blind person Person who has sight loss Visually impaired	Person who is blind Person with a visual impairment	Use person-first language.
Addict User Junkie Drug abuser Alcoholic or drunk Former addict Reformed addict Being clean	Person with a substance use disorder Person with an opioid addiction Person with an alcohol use disorder Person who misuses alcohol Person who engages in unhealthy alcohol use Person in long-term recovery Person who previously used drugs Being in remission or recovery Not drinking or taking drugs	Using person-first language indicates that substance use disorders are an illness, not a personal failing. These terms should indicate that a person “has” a problem with substance use rather than “is” the problem themselves. These terms help to avoid negative associations and stigma.
Survivor Battle	Person who has experienced… Person who has been impacted by…	These terms can imply that others who have died from the same condition did not fight hard enough.

As cited closely from: (A Way with Words and Images, 2022; Disability, 2022; Disability Language Style Guide, 2021; Words Matter, 2021; Social Security Tribunal of Canada, 2021).

Gender-inclusive writing

This section outlines three overarching guidelines to consider that would make the SST’s written materials more inclusive from a perspective of gender and sexual orientation.

Avoid courtesy titles

Avoid the use of gendered courtesy titles (e.g., Ms., Mrs., Mr.). Instead, refer to individuals by their first and last name once in the beginning of the decision to establish who the parties are. Then, refer to them by their role in the case in the rest of the decision (cited closely from Social Security Tribunal of Canada, 2021).

Example:

Jane Doe is the Applicant in this case. She applied for disability benefits in November 2018.

[…]

The Applicant appealed the Minister’s decision to the Tribunal’s General Division.

Use gender-inclusive nouns

Instead of referring to gender-specific titles or roles, use a gender-neutral equivalent.

Technique to use	Examples
Use gender-neutral occupational titles	An ombuds (not “ombudsman”) must deal objectively with all requests.
Replace expressions containing “man” or “woman”	They fought for the rights of the average person (not “the common man”).
Replace gendered terms denoting relationships	Applicants may bring spouses or partners (not “wives or girlfriends”) to the hearing.

Use gender-inclusive pronouns

It is important to use someone’s identified pronouns; one should avoid the term “preferred pronouns” as this implies that gender is a choice as opposed to a core feature of one’s identity. It also implies that pronouns other than those specified are acceptable. 

In situations where the identified pronouns of the individual are unknown, or when the gender of the person is irrelevant in the given context, it is advisable to utilize the singular pronoun "they"⁵ or the generic “you”⁶ instead of assuming a specific gender. This also helps to avoid the use of the phrase “he or she.” Similarly, if the individual in question is non-binary, use “they” unless they have identified a different pronoun.⁷

When referring to entities or organizations (e.g., the employer, the Minister), use “it.”

Examples:

The law explains what it means by “just cause.” The law says that you have just cause to leave your job if you had no reasonable alternative to quitting when you did.

Case law gives three things a claimant has to prove to show that they are “available” in this sense.

Considerations for making written materials more accessible

In its decisions and written communications, SST members communicate with a number of readers at any given time, including the parties to the appeal, the public, and the legal community. As such, it is important for documents to be clear and readable, without sacrificing legal accuracy. Indeed, “the ability of a client before the [SST] to read and understand the basis for the decision on their appeal is fundamental to accessing justice” (Social Security Tribunal of Canada, 2023).

Below are a number of best practices to consider in order to make one’s written materials more accessible. Many of these are listed in the SST’s current style guide, though additional sources have been consulted (Kovac, 2018; The Canadian Research Institute for the Advancement of Women (FemNorthNet) & DisAbled Women’s Network (DAWN-RAFH) of Canada, 2014). These are informed by the findings and recommendations of the SST’s 2022 Evaluation of plain language decision writing to both ensure consistency and to determine, at the review stage, if improvements have been implemented.

Make the appeal outcome clear from the outset of the decision

• State the outcome earlier, such as in the cover letter. The cover letter of decisions that refuse leave or summarily dismiss already state the decision, and this practice could extend to merit decisions.
• Consider alternatives to the terms “claimant,” “appellant,” and “respondent” by using, for example, the claimant’s initials to make it easier for people to find themselves in the decision and know if they fall under the winning party or not.

Make the result statement clear and add clarity regarding what happens after the decision

• The result statement should be contained within a dedicated “Decisions” section, and should be accompanied by an explanation of what the decision means, as well as its consequences for the claimant.
• Claimants both successful and unsuccessful expressed a desire for clarity regarding what happens after the decision. Although the decision cover letter does outline next steps, including the claimant’s appeal rights and follow-up actions by Service Canada, consider ways to reinforce the messages found there.

Example:

Decision

[1] The appeal is dismissed.

[2] The Claimant hasn’t shown that she had good cause for the delay in applying for benefits. In other words, the Claimant hasn’t given an explanation that the law accepts. This means that the Claimant’s application can’t be treated as though it was made earlier.

Make greater use of headings and subheadings

Improved readability is achieved by employing clear and content-specific headings and sub-headings, which effectively guide readers through lengthy or complex material. When information is structured in a smooth and logical manner, readers grasp and retain complex concepts more effectively. A well-structured composition incorporates headings, topic sentences, and transitions, enabling readers to easily follow the writer's chain of thought.

Minimize the use of legal and medical jargon

To the extent possible, minimize the use of both legal and medical jargon. If jargon cannot be avoided, explain or paraphrase the meaning, as appropriate. These include terms such as:

• Legal jargon – “properly allocated the award,” “established the overpayment,” “varying the requirement,” “without just cause,” “their election was irrevocable,” “concession,” and “natural justice.”
• Medical jargon – “neuropathies,” “accommodated work,” “long-term disability carrier,” and “unable to function in a vocational setting.”

Keep sentences short

Keep sentences short by breaking up ideas and making each one the subject of its own sentence. Sentences should not be more than 25 words, and semicolons should be avoided.

Avoid double negatives

Avoid double negatives which may lead to confusion.

References

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Words Matter: Preferred Language for Talking About Addiction. (2021, June 23). National Institute on Drug Abuse. https://nida.nih.gov/research-topics/addiction-science/words-matter-preferred-language-talking-about-addiction

Texte anglais proposé par le TSS

Solution proposée par PRA

Please confirm how you would like the SST to refer to you. (We wish to communicate with you in a respectful manner throughout the appeal process). exemple de case à cocher He/Him exemple de case à cocher She/Her exemple de case à cocher They/Them exemple de case à cocher Other (please specify):

(Optional question) Please select one or more options for the set(s) of pronouns you want people to use to refer to you. We ask this as we wish to communicate with you in a respectful manner throughout the appeal process. (Note: a pronoun is a word that substitutes for a noun; in this case, a substitute for your name). exemple de case à cocher He/Him exemple de case à cocher She/Her exemple de case à cocher They/Them exemple de case à cocher Other (please specify): ** (Question facultative) Veuillez sélectionner une ou plusieurs options pour les pronoms que vous souhaitez que l’on utilise pour se référer à vous. Nous vous posons cette question, car nous souhaitons communiquer avec vous de manière respectueuse tout au long de la procédure d’appel. (Note : Un pronom est un mot qui remplace un nom. Dans ce cas, c’est un substitut de votre prénom). exemple de case à cocher il/le exemple de case à cocher elle/la exemple de case à cocher iel/ille/lia/li exemple de case à cocher Autre (veuillez préciser) :

Voici une explication en langage clair de la formulation proposée par PRA :

• Pourquoi dire « une ou plusieurs options »? L’identité de genre est un spectre. Une même personne peut donc à la fois utiliser les pronoms « elle » et « iel ». Dans un tel cas, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre des pronoms par écrit pour vous adresser à la personne. Au téléphone ou en personne, il est toujours préférable de lui demander d’abord ses pronoms d’usage.
• Même si le concept des pronoms est bien compris au sein de la communauté 2SLGBTQIA+, l’explication vise à rendre le formulaire plus accessible aux personnes cisgenres, qui ne comprennent pas nécessairement que les pronoms sont une question d’identité.
• L’option de réponse « Autre » est importante car le langage sur le genre évolue rapidement.
• Si l’information est recueillie à d’autres fins que celle de désigner les parties par leurs pronoms d’usage (par exemple, une collecte de données future), le formulaire doit clairement l’indiquer. Il est possible que certaines personnes utilisent différents pronoms dans différents contextes afin d’assurer leur sécurité.
• Il faut préciser qu’il n’y a toujours pas de consensus en français – une langue intrinsèquement binaire – sur l’équivalent à adopter pour le pronom anglais « they », ni officiellement ni dans la pratique. Bien que le Petit Robert inclue désormais le pronom « iel », l’Académie française et l’Office québécois de la langue française découragent tous deux l’usage de tels néologismes neutres et recommandent plutôt d’éviter les termes genrés de façon générale. Cela est toutefois difficile dans le contexte d’un formulaire.

Autres suggestions concernant les pronoms

Souvent, les membres de la communauté 2SLGBTQIA+ doivent encore revendiquer leurs pronoms. Ils sont responsables de désigner leurs pronoms d’usage, ce qui peut les mettre en position de vulnérabilité. Cette situation impose aussi aux personnes les plus vulnérables le fardeau de créer une société plus équitable. Il est possible de changer cette dynamique par la mise en pratique des pronoms parmi les personnes cisgenres. Ainsi, dans le but de créer un environnement plus accueillant et inclusif pour tout le monde, et à condition qu’ils soient à l’aise de le faire, les membres devraient être encouragés à indiquer leurs pronoms lorsqu’ils se présentent (par exemple « Bonjour, je me nomme Jean Tremblay et j’utilise les pronoms il et lui. »).